Toezicht en actualiseren Stakeholder model, Processen en Beste Werkwijze

Het Stakeholder relatiemodel verandert bij elke keuze of omstandigheid waar Schwartzmans bv in welke vorm dan ook betrokkenheid bij heeft. Echter grafisch zal het model niet continu bij elke verandering aangepast worden.

  • Via het planningssysteem zal toezicht gehouden worden dat de organisatie erop geattendeerd wordt om activiteiten uit te voeren. Dus ook het Stakeholder relatiemodel, de procedures en de Beste Werkwijze auditten en reviewen is in deze planning opgenomen.
  • Beste Werkwijze, de twee woorden zeggen het eigenlijk al, dat het morgen beter kan. Of deze wijzigingen gedisciplineerd aangepast worden komt naar voren als we gepland aan Job rotating doen met onze medewerkers of bij nieuwe medewerkers of stagiaires. Dmv QR code sheets van bepaalde afdelingen kan dit makkelijk gecheckt worden. (Of de processen matrix)
  • De management review/directie beoordeling zal vaak aanleiding zijn om processen, werkwijze en of het stakeholder relatiemodel aan te passen
  • SWOT analyses, confrontatie matrixen geven een duidelijk beeld van de “omgeving” van onze organisatie. Dit soort analyses zullen altijd invloed hebben op onze strategie of doelstellingen. Indien nodig zal ons stakeholder relatiemodel aangepast worden evenals procedures en werkwijze.
  • Situationeel kwaliteit meten – Beleving! Ingevulde Tips en Tops formulieren worden binnen onze organisatie gezien als heel waardevol, vreemde ogen kijken vaak anders en heel verhelderend naar onze organisatie. Alle medewerkers zijn betrokken bij dit proces, we willen de beleving weten van onze klanten van bestellen tot leveren/factureren en alle contacten en werkzaamheden die voorkomen.
  • Kwalitatief kwaliteit meten. Alles wat via onze website, onze MemoMelder, via handgeschreven meldingen geregistreerd wordt nemen we zeer serieus om onze processen en handelswijze  te verbeteren. Oa. Storing meldkaartjes, melding technische storingen, klachten van klanten, opmerkingen van klanten, klachten aan of over leveranciers, Steekproef metingen in de logistiek.
  • Kwantitatief kwaliteit meten. De ict systemen analyseren Kritische Proces indicatoren KPI’s en vermelden de gegevens in een rapport. Deze gegevens worden als een barometer gebruikt want ze geven een trend aan. Of zoals Churchill zei:”Je kunt slechts die statistieken vertrouwen, die je zelf gemanipuleerd hebt”
  • Een bevlogen medewerker kan met zijn kennis van het proces en creativiteit veel verbetervoorstellen aangeven, welke in goed overleg doorgevoerd kunnen worden. Dit kan binnen onze organisatie met meldingsbriefjes, welke elke woensdag in een staande  meeting van maximaal 15 minuten besproken worden. In projectvorm worden ze uitgezet, om te implementeren of oplossen. 
  • Audits zowel intern als extern kunnen invloed hebben op het Stakeholder relatiemodel. Het is zelfs één van de redenen om te voldoen aan de kwaliteitsnormen door middel van dit Stakeholder relatiemodel. De hele organisatie transparant presenteren aan alle denkbare stakeholders van Schwartzmans bv zodat die zich kunnen verdiepen in onze organisatie en we hopen op een feedback, zowel positief als negatief, zodat we ons kunnen verbeteren of dat we het gesprek kunnen aangaan met deze relaties.

Bovenstaand toezicht en verbeteren en actualiseren gebeurt elk moment van de dag. Tijdens koffie pauzes en georganiseerd en adhoc overleg wordt er snel geschakeld en worden verbeteringen doorgevoerd. Omdat aanpassen van BW en formeel doorvoeren van deze aanpassingen er wel eens bij inschiet zullen we formeel minimaal 1x per jaar bovenstaande toezicht punten uitvoeren. Met de daarbij horende communicatie naar de stakeholders. Versie beleid wordt verwerkt in de bestandsnaam door de naam te starten met de actuele datum. Van Excel matrixen zullen dus oudere bestanden opvraagbaar blijven. Beste Werkwijze worden intern gecommuniceerd en indien er geen op of aanmerkingen zijn worden ze doorgezet naar ons QR-code BW beschikbaarheidssysteem.

Op 12 mei 2023 heeft William Schwartzmans bovenstaande controles doorgenomen en gesteld dat Schwartzmans bv voldoet aan de ISO9001:2015 en ISO14001:2015 normen.

Verborgen kosten in de leveringsketen
Verborgen kosten in de leveringsketen